Thương lượng là cách giải quyết tranh chấp nhanh và rẻ nhất, và một biên bản thoả thuận viết rõ ràng là thứ biến cuộc nói chuyện đó thành cam kết có thể dùng làm chứng cứ. Biên bản tốt ghi đủ các bên, sự việc, nội dung đã thống nhất, thời hạn, cách thực hiện, điều gì xảy ra nếu một bên không làm, và chữ ký của các bên.
Nhiều người ngại thương lượng vì sợ bị coi là yếu thế, hoặc vì đã quá bực với bên kia. Nhưng phần lớn tranh chấp tiền bạc, hư hỏng tài sản, chuyện hàng xóm, chuyện thuê nhà đều kết thúc ở bàn nói chuyện, không ở toà. Bài này chỉ cách chuẩn bị, cách mở lời, cách nhượng bộ có giới hạn, và một khung biên bản để bạn chép ra dùng.
Vì sao nên thử thương lượng trước, kể cả khi đang rất bực
Kiện ra toà tốn thời gian tính bằng tháng, có khi bằng năm, phải nộp tạm ứng án phí, phải đi lại nhiều lần, và kết quả không ai đoán trước được. Thương lượng thành công trong một buổi chiều thì bạn có kết quả ngay, tự hai bên quyết, không ai phải thua mất mặt trước người ngoài. Với những quan hệ còn phải gặp nhau hằng ngày như hàng xóm, họ hàng, chủ nhà và người thuê, điều này đáng giá hơn số tiền chênh lệch.
Còn một lý do thực tế: nếu thương lượng không thành và phải đi tiếp, những gì bạn làm ở bước này trở thành hồ sơ. Một tin nhắn lịch sự đề nghị gặp, một thư yêu cầu nêu rõ thời hạn, một đề xuất hợp lý bị từ chối đều cho người xem xét sau này thấy bạn là người thiện chí. Ngược lại, tin nhắn chửi bới, đe doạ thì sẽ bị chính bên kia dùng lại.
Thương lượng không có nghĩa là chấp nhận thiệt. Nó có nghĩa là bạn chủ động đưa ra phương án trước khi người khác quyết thay mình.
Chuẩn bị trước buổi nói chuyện
Người chuẩn bị kỹ gần như luôn có lợi thế trong thương lượng. Trước khi gặp, làm lần lượt các việc sau:
- Viết lại sự việc trong năm đến mười dòng, theo thứ tự thời gian, chỉ ghi điều có thể chứng minh.
- Gom chứng cứ: giấy tờ, tin nhắn, ảnh, hoá đơn sửa chữa, lịch sử chuyển khoản. Mang bản chụp, giữ bản gốc ở nhà.
- Tính khoản mình yêu cầu và lý do của từng khoản. Ví dụ giả định: tiền sửa tường theo báo giá của thợ, tiền thuê chỗ ở tạm trong thời gian sửa.
- Xác định ba mức: mức mong muốn, mức chấp nhận được, và mức thấp nhất mà dưới đó bạn sẽ đi tiếp con đường khác.
- Đoán trước lý lẽ của bên kia và chuẩn bị câu trả lời cho từng lý lẽ, dựa trên chứng cứ chứ không dựa trên cảm xúc.
- Chọn địa điểm trung lập, giờ không vội. Nếu có nguy cơ to tiếng, mời một người cả hai bên tôn trọng ngồi cùng.
Mức thấp nhất là thứ quan trọng nhất trong danh sách và không nên nói ra. Nó giúp bạn biết khi nào dừng nhượng bộ, thay vì bị cuốn theo không khí của cuộc nói chuyện.
Trong buổi nói chuyện: năm nguyên tắc giữ cho cuộc gặp không vỡ
Nói về sự việc, không nói về con người. “Bức tường bị nứt sau khi bên nhà anh đổ móng” dễ nghe hơn nhiều so với “nhà anh làm ẩu”. Khi đối phương cảm thấy bị xúc phạm, họ bảo vệ thể diện chứ không bàn chuyện giải quyết nữa.
Để bên kia nói hết. Nghe trọn lý lẽ của họ trước khi trả lời. Đôi khi bạn phát hiện điều mình chưa biết, ví dụ họ cũng đang bị một bên thứ ba nợ tiền, và đó lại là chìa khoá để tìm phương án.
Đưa ra phương án cụ thể. Thay vì “anh phải đền”, hãy nói “mình đề nghị anh chịu tiền sửa theo báo giá này, trả làm hai đợt trong hai tháng”. Phương án cụ thể giúp hai bên bàn về con số chứ không cãi về nguyên tắc.
Nhượng bộ đổi lấy thứ gì đó. Giảm số tiền nhưng đổi lại được trả sớm hơn, hoặc gia hạn nhưng có người đứng ra bảo lãnh. Nhượng bộ không có điều kiện thường khiến bên kia đòi thêm.
Không ký gì khi còn nóng giận hoặc chưa hiểu. Nếu bên kia đưa ra một tờ giấy soạn sẵn, bạn có quyền mang về đọc kỹ, hỏi người hiểu biết rồi mới ký. Một ngày chậm trễ không làm hỏng việc; một chữ ký vội thì có thể.
Biên bản thoả thuận cần ghi những gì
Biên bản không cần đúng một mẫu nhất định, nhưng nên có đủ các phần dưới đây. Thiếu phần nào, sau này dễ cãi nhau lần hai về đúng phần đó:
- Thời gian, địa điểm lập biên bản.
- Thông tin các bên: họ tên, năm sinh, số giấy tờ tuỳ thân, nơi cư trú. Có người làm chứng thì ghi cả người làm chứng.
- Tóm tắt sự việc: ngắn gọn, trung tính, hai bên cùng đồng ý với cách mô tả.
- Nội dung thoả thuận: ai làm gì, bao nhiêu tiền, trả bằng cách nào (tiền mặt có ký nhận hay chuyển khoản vào tài khoản nào), trả mấy đợt, hạn của từng đợt.
- Hậu quả nếu không thực hiện: ví dụ quá hạn bao lâu thì bên kia có quyền yêu cầu trả toàn bộ một lần, hoặc đưa vụ việc ra cơ quan có thẩm quyền.
- Phạm vi chấm dứt tranh chấp: sau khi thực hiện xong, hai bên không còn yêu cầu gì khác về đúng sự việc này. Ghi rõ “về sự việc nêu trên” để không vô tình từ bỏ những quyền khác.
- Số bản, mỗi bên giữ mấy bản, chữ ký và họ tên viết tay của các bên, ký ở cuối mỗi trang nếu nhiều trang.
Với những thoả thuận liên quan đến nhà đất, chuyển quyền tài sản có đăng ký, hoặc số tiền lớn, biên bản tự lập có thể chưa đủ. Có loại giao dịch luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký mới có hiệu lực. Hỏi luật sư hoặc phòng công chứng trước khi ký nếu thoả thuận đụng tới những tài sản đó.
Câu chữ hay gây cãi nhau lần hai và cách viết lại
Phần lớn tranh chấp sau thoả thuận đến từ câu chữ mơ hồ. Bảng dưới là vài ví dụ giả định thường gặp:
| Câu mơ hồ | Vì sao dễ cãi | Cách viết rõ hơn |
|---|---|---|
| Bên B sẽ trả sớm | “Sớm” là bao giờ thì mỗi người hiểu một kiểu | Bên B trả đủ số tiền trước ngày cụ thể, bằng chuyển khoản vào tài khoản đã ghi |
| Bên A sửa lại cho đàng hoàng | Không ai đo được thế nào là đàng hoàng | Bên A thuê thợ trát lại và sơn đoạn tường bị nứt, hoàn thành trước ngày cụ thể, hai bên cùng nghiệm thu |
| Hai bên coi như xong | Không rõ xong phần nào, có tính cả những chuyện cũ khác không | Sau khi bên B thực hiện xong mục 1 và 2, hai bên không còn yêu cầu nào khác về sự việc nêu trên |
| Trả dần hằng tháng | Không có số tiền mỗi đợt, không có hạn chót | Trả mỗi tháng một khoản bằng nhau, chậm nhất ngày cụ thể hằng tháng, đủ trong số đợt đã ghi |
| Có gì nói chuyện lại | Không quy định gì khi một bên vi phạm | Nếu bên B chậm quá số ngày đã ghi, bên A có quyền yêu cầu trả hết phần còn lại và đưa vụ việc ra cơ quan có thẩm quyền |
Nguyên tắc chung: mỗi cam kết phải trả lời được bốn câu ai, làm gì, bao nhiêu, đến khi nào. Đọc lại biên bản và tự hỏi, nếu một người lạ đọc tờ giấy này, họ có hiểu đúng như mình hiểu không.
Nhờ AI rà biên bản trước khi ký
Sau khi soạn xong, bạn có thể nhờ AI tìm chỗ mơ hồ. Thay họ tên bằng “bên A”, “bên B”, bỏ số giấy tờ, số tài khoản, địa chỉ cụ thể rồi mới dán. Câu lệnh mẫu: “Đây là biên bản thoả thuận giải quyết một tranh chấp dân sự ở Việt Nam, đã che thông tin cá nhân. Bạn hãy chỉ ra những câu chữ mơ hồ có thể khiến hai bên hiểu khác nhau, những nội dung còn thiếu như thời hạn, cách thanh toán, hậu quả khi vi phạm, và gợi ý cách viết lại rõ hơn. Không cần đánh giá bên nào có lợi hơn.”
AI làm tốt việc soi câu chữ. Việc nó làm không tốt là trả lời câu “thoả thuận này có hợp pháp không” hay “có cần công chứng không”, vì điều đó phụ thuộc loại tài sản và quy định hiện hành mà AI hay nhớ sai. Những câu đó nên hỏi phòng công chứng hoặc luật sư, hoặc hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) nếu bạn chưa biết hỏi ai.
Một lưu ý nữa: đừng để AI viết thêm những điều khoản phức tạp mà bạn không hiểu. Biên bản là của hai bên; chữ nào trong đó bạn cũng phải giải thích được cho người kia nghe.
Khi thương lượng không thành
Không phải cuộc thương lượng nào cũng có kết quả. Nếu bên kia không chịu gặp, không trả lời trong thời hạn hợp lý, hoặc đưa ra đề nghị thấp hơn mức thấp nhất bạn đã định, đó là lúc chuyển sang bước tiếp theo: nhờ tổ hoà giải ở cơ sở, hoà giải tại uỷ ban cấp xã nếu là đất đai, hoặc chuẩn bị khởi kiện.
Trước khi chuyển bước, gửi một văn bản cuối cùng tóm tắt những gì đã bàn, đề nghị cuối cùng của bạn, và nói rõ nếu không nhận được trả lời trước ngày cụ thể thì bạn sẽ đưa sự việc ra cơ quan có thẩm quyền. Giữ bằng chứng đã gửi: ảnh chụp tin nhắn đã xem, phiếu gửi bưu điện có báo phát. Văn bản này cho thấy bạn đã đi hết đường thương lượng, và thường cũng là lúc bên kia nghĩ lại.
Đừng đe doạ những điều mình sẽ không làm, và đừng đe doạ bằng những việc trái luật như “sẽ đăng lên mạng cho cả xóm biết”. Lời đe doạ như vậy có thể bị chính bên kia dùng làm chứng cứ chống lại bạn.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản thoả thuận viết tay có giá trị không?
Có. Văn bản viết tay có chữ ký của các bên vẫn là chứng cứ về những gì đã thoả thuận. Tuy vậy, với giao dịch mà pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hay đăng ký, như chuyển quyền sử dụng đất, thì giấy viết tay không thay được thủ tục đó.
Có cần người làm chứng khi ký biên bản không?
Không bắt buộc với mọi thoả thuận, nhưng nên có. Người làm chứng nên là người không có quyền lợi liên quan, đủ tuổi, tỉnh táo, ghi rõ họ tên và ký vào biên bản. Khi một bên chối chữ ký hay chối nội dung, lời người làm chứng giúp ích nhiều.
Ghi âm buổi thương lượng có được không?
Ghi âm cuộc nói chuyện mà chính bạn tham gia thường được dùng làm tài liệu tham khảo hoặc nguồn chứng cứ, nhất là khi kèm trình bày về xuất xứ. Cách tốt nhất là nói rõ với bên kia rằng mình ghi lại để hai bên khỏi nhớ sai. Không ghi lén cuộc nói chuyện mà mình không tham gia.
Bên kia ký rồi nhưng không trả tiền đúng hạn thì làm gì?
Gửi văn bản nhắc, giữ bằng chứng đã gửi. Nếu vẫn không thực hiện, biên bản thoả thuận cùng chứng cứ về sự việc gốc là căn cứ để bạn khởi kiện yêu cầu thực hiện nghĩa vụ. Nên hỏi luật sư về thời hiệu và cách tính số tiền yêu cầu.
Có thể nhờ toà công nhận thoả thuận tự lập không?
Pháp luật tố tụng dân sự có thủ tục yêu cầu toà công nhận kết quả hoà giải thành ngoài toà án trong một số trường hợp, ví dụ kết quả hoà giải ở cơ sở. Điều kiện và hồ sơ cụ thể cần kiểm theo quy định hiện hành hoặc hỏi luật sư.
Thương lượng qua tin nhắn có đủ không?
Tin nhắn ghi lại được nội dung trao đổi và là chứng cứ hữu ích. Nhưng khi đã thống nhất, nên chuyển thành một văn bản có chữ ký để tránh tranh cãi về việc tin nhắn nào là đề nghị, tin nhắn nào là đồng ý cuối cùng.