Chứng thực bản sao là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính; chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký trên giấy tờ đúng là của người yêu cầu, ký trước mặt người chứng thực; còn công chứng là chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Hai việc đầu làm được ở uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng; việc thứ ba chỉ làm ở tổ chức hành nghề công chứng.
Người dân quen gọi chung là "đi công chứng", nên hay mang nhầm giấy, đi nhầm nơi, hoặc tốn công chứng thực những thứ không cần. Bài này giải thích ba việc khác nhau ra sao, nên đi đâu cho từng loại, khi nào nơi nhận hồ sơ không được bắt bạn nộp bản sao chứng thực, bản sao chứng thực có "hết hạn sáu tháng" hay không, và những giấy tờ bị từ chối chứng thực. Quy định về chứng thực có thể được sửa đổi, bạn nên kiểm văn bản hiện hành.
Ba việc hay bị gọi chung là "công chứng"
Bảng dưới so sánh theo nguyên lý; chỗ khác nhau quan trọng nhất nằm ở cột thứ ba: người làm việc đó chịu trách nhiệm về điều gì.
| Việc | Dùng khi nào | Người chứng thực, công chứng chịu trách nhiệm về | Làm ở đâu |
|---|---|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính | Nộp hồ sơ cần bản sao: học bạ, bằng cấp, giấy khai sinh, giấy tờ nhà | Bản sao đúng với bản chính được xuất trình | Uỷ ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đại diện ở nước ngoài |
| Chứng thực chữ ký | Giấy cam kết, tờ khai, đơn, giấy uỷ quyền đơn giản, bản dịch | Chữ ký đúng là của người đã ký trước mặt mình | Uỷ ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng |
| Công chứng hợp đồng, giao dịch | Mua bán, tặng cho, thế chấp nhà đất; hợp đồng uỷ quyền; văn bản thừa kế | Tính xác thực, hợp pháp của nội dung giao dịch | Tổ chức hành nghề công chứng |
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch | Một số giao dịch về đất đai, nhà ở theo quy định | Thời gian, địa điểm giao kết, năng lực và chữ ký của các bên | Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo phạm vi luật cho phép |
Điều này giải thích vì sao chứng thực chữ ký không bảo đảm nội dung tờ giấy là đúng luật. Bạn ký một tờ cam kết bất lợi cho mình, được chứng thực chữ ký, thì tờ giấy đó vẫn chỉ chứng minh bạn đã ký, không có nghĩa là nhà nước "duyệt" nội dung. Ngược lại, công chứng viên phải xem nội dung hợp đồng có trái luật hay không.
Chứng thực bản sao: mang gì, làm thế nào cho nhanh
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc phổ biến nhất, và có thể làm ở bất kỳ nơi nào có thẩm quyền, không phụ thuộc nơi bạn cư trú. Trình tự:
- Mang theo bản chính. Không có bản chính thì không chứng thực được, kể cả khi bạn có bản sao cũ đã chứng thực.
- Mang sẵn bản chụp (photo) rõ nét, hoặc nhờ nơi chứng thực chụp. Bản chụp phải đủ trang, đủ mặt, không bị cắt mép có dấu hoặc chữ ký.
- Nộp tại bộ phận một cửa của uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hoá lãnh sự trước, trừ trường hợp được miễn theo điều ước.
- Người thực hiện đối chiếu bản sao với bản chính, ghi lời chứng, ký và đóng dấu. Bản sao nhiều trang thì có dấu giáp lai.
- Kiểm lại: số bản, đủ trang, dấu giáp lai, lời chứng. Lệ phí tính theo trang hoặc theo bản theo quy định hiện hành.
Nhiều địa phương đã có dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính qua Cổng Dịch vụ công: bạn mang bản chính đến, nhận lại bản điện tử có chữ ký số để nộp các thủ tục trực tuyến. Hỏi bộ phận một cửa xem nơi bạn có làm việc này không; với hồ sơ nộp online, bản điện tử tiện hơn nhiều so với việc chụp lại bản giấy.
Khi nào bạn không cần nộp bản sao có chứng thực
Khi bạn mang bản chính đến để đối chiếu. Theo nguyên tắc về giá trị của bản sao trong pháp luật về chứng thực, nơi tiếp nhận hồ sơ không được bắt buộc bạn nộp bản sao có chứng thực nếu bạn nộp bản chụp kèm xuất trình bản chính để họ tự đối chiếu. Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm và ghi nhận. Nếu bị đòi, bạn có thể lịch sự đề nghị đối chiếu với bản chính đang mang theo.
Khi thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu. Với nhiều thủ tục hành chính, thông tin như căn cước, cư trú, khai sinh đã được kết nối. Nơi tiếp nhận có thể tự tra thay vì đòi bản sao. Chính sách cắt giảm giấy tờ đang mở rộng dần, nên hãy đọc phần thành phần hồ sơ của thủ tục trên Cổng Dịch vụ công trước khi đi sao.
Khi nộp trực tuyến. Hồ sơ trực tuyến dùng bản điện tử. Nếu thủ tục yêu cầu bản sao chứng thực, bản sao điện tử chứng thực từ bản chính hoặc bản điện tử lấy từ kho dữ liệu cá nhân trên cổng có thể dùng thay.
Khi nơi nhận là doanh nghiệp tư nhân. Công ty tuyển dụng, trường tư, ngân hàng có quy định nội bộ riêng. Họ có quyền yêu cầu bản sao chứng thực theo chính sách của họ, nhưng bạn cũng có thể hỏi liệu xuất trình bản chính có được không.
Bản sao chứng thực có "hết hạn sáu tháng" không
Đây là câu hỏi gặp ở hầu hết các quầy chứng thực. Pháp luật về chứng thực quy định bản sao có chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, và không đặt thời hạn sử dụng chung cho bản sao. Con số "sáu tháng" hay được nhắc thật ra là quy định riêng của từng nơi tiếp nhận, hoặc nhầm với thời hạn của một số loại giấy khác như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Tuy vậy, nơi nhận có lý do chính đáng để đòi bản sao mới trong vài trường hợp: thông tin trên bản chính có thể đã thay đổi sau ngày sao (ví dụ sổ đỏ đã sang tên, giấy phép đã gia hạn), hoặc quy định chuyên ngành của thủ tục đó yêu cầu giấy tờ cấp trong thời gian gần. Với giấy tờ ghi nhận sự kiện không đổi như bằng tốt nghiệp, giấy khai sinh, bản sao cũ về nguyên tắc vẫn dùng được.
Cách xử lý thực tế: trước khi nộp, đọc kỹ yêu cầu của nơi nhận. Nếu họ yêu cầu bản sao mới mà bạn thấy không hợp lý, có thể hỏi họ căn cứ vào văn bản nào. Đừng tranh cãi tại quầy chỉ vì vài trang giấy; nhưng nếu bị từ chối giải quyết cả hồ sơ, bạn có quyền phản ánh lên cơ quan cấp trên.
Những trường hợp bị từ chối chứng thực
Người thực hiện chứng thực phải từ chối trong một số trường hợp. Biết trước để khỏi mất công:
- Bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không còn xác định được nội dung.
- Bản chính có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức, hoặc giấy tờ thuộc diện không được sao theo quy định.
- Giấy tờ có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội, hoặc xuyên tạc, xúc phạm.
- Với chứng thực chữ ký: người yêu cầu không có mặt để ký, không đủ năng lực hành vi dân sự, hoặc giấy tờ có nội dung là hợp đồng, giao dịch mà luật không cho chứng thực chữ ký (trừ một số loại như giấy uỷ quyền đơn giản theo quy định).
- Giấy tờ do nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hoá lãnh sự khi không thuộc diện miễn.
Trường hợp bản chính cũ nát, bạn có thể xin cấp bản sao từ sổ gốc ở nơi đã cấp giấy (ví dụ trích lục khai sinh ở nơi đăng ký hộ tịch, bản sao bằng tốt nghiệp ở trường). Bản sao từ sổ gốc có giá trị như bản chính, không cần chứng thực thêm.
Chứng thực chữ ký: những điều người ký cần hiểu trước khi đặt bút
Chứng thực chữ ký có một quy tắc cứng: bạn phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, sau khi họ kiểm giấy tờ tuỳ thân. Ký sẵn ở nhà rồi mang ra nhờ "chứng thực giùm" là không được. Quy tắc này giúp bảo vệ chính bạn: không ai mang được tờ giấy có chữ ký giả mạo đi chứng thực.
Điều người dân hay nhầm là nghĩ đã chứng thực chữ ký thì tờ giấy "có giá trị pháp lý" về nội dung. Thật ra chứng thực chữ ký chỉ khẳng định ai đã ký. Nếu tờ giấy là một cam kết trả nợ, một văn bản đồng ý cho người khác dùng tài sản, hay một giấy uỷ quyền với phạm vi rộng, thì nội dung đó vẫn ràng buộc bạn như mọi văn bản khác, và có khi còn khó chối hơn vì chữ ký đã được xác nhận. Vì vậy hãy đọc kỹ từng câu trước khi ra quầy.
AI có thể giúp bạn đọc nội dung tờ giấy trước khi ký. Câu lệnh mẫu: "Đọc đoạn văn bản dưới đây (đã thay tên người bằng A và B) và giải thích bằng lời dễ hiểu: người ký đang cam kết điều gì, phạm vi đến đâu, có câu nào khiến người ký chịu trách nhiệm lớn hơn mình tưởng không." Che số căn cước, địa chỉ, số thửa đất trước khi dán. Nếu AI chỉ ra những câu có rủi ro lớn, hoặc tờ giấy liên quan đến nhà đất, đó là lúc nên hỏi luật sư hoặc công chứng viên trước khi ký.
Chuẩn bị một bộ bản sao cho cả gia đình
Phần lớn công sức đi chứng thực đến từ việc mỗi lần cần lại chạy ra quầy. Một buổi chuẩn bị kỹ có thể đủ dùng cho nhiều thủ tục trong năm. Gợi ý cách làm:
- Liệt kê các giấy tờ hay phải nộp của từng người: giấy khai sinh của con, bằng cấp của người đang đi làm, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn.
- Với giấy tờ ghi sự kiện không đổi như khai sinh, bằng tốt nghiệp, chứng thực mỗi loại vài bản một lần là đủ cho nhiều hồ sơ.
- Với giấy tờ có thể thay đổi như giấy chứng nhận đất, giấy phép, chỉ sao khi có việc cần, vì nơi nhận thường muốn bản phản ánh tình trạng mới nhất.
- Cất bản sao trong bìa riêng theo từng người, ghi ngày chứng thực ở góc bìa để biết bản nào đã cũ.
- Lưu thêm bản điện tử chứng thực (nếu địa phương có làm) vào kho dữ liệu cá nhân trên Cổng Dịch vụ công để dùng cho hồ sơ trực tuyến.
- Không để bản chính và bản sao chung một túi khi mang ra ngoài; mất cả hai cùng lúc là phải đi xin cấp lại từ đầu.
Cách làm này đặc biệt có ích với gia đình có con sắp vào lớp đầu cấp, người sắp làm hồ sơ nghỉ hưu, hoặc người lớn tuổi khó đi lại nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực bản sao có phải làm ở nơi mình cư trú không?
Không. Bạn có thể chứng thực bản sao từ bản chính ở bất kỳ uỷ ban nhân dân cấp xã hay tổ chức hành nghề công chứng nào, không phụ thuộc nơi cư trú. Chỉ cần mang bản chính và giấy tờ cần thiết.
Văn phòng công chứng có chứng thực bản sao được không?
Được. Tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký, bên cạnh việc công chứng hợp đồng. Lệ phí, phí ở hai nơi có thể khác nhau, nên hỏi trước.
Bản sao chứng thực ở xã có giá trị như bản sao ở văn phòng công chứng không?
Có. Bản sao được chứng thực đúng thẩm quyền ở uỷ ban nhân dân cấp xã hay tổ chức hành nghề công chứng đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã đối chiếu. Nơi nhận không được phân biệt bản sao làm ở đâu.
Có chứng thực bản sao từ một bản sao khác được không?
Không. Chứng thực bản sao phải đối chiếu với bản chính. Nếu bạn chỉ còn bản sao, hãy xin cấp bản sao từ sổ gốc ở nơi đã cấp giấy, hoặc xin cấp lại bản chính theo thủ tục của loại giấy đó.
Người già không đi được thì chứng thực chữ ký thế nào?
Pháp luật về chứng thực cho phép thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp, như người già yếu, ốm đau không đi lại được. Gia đình liên hệ nơi chứng thực để hẹn, chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân của người ký và trình bày lý do.
Giấy uỷ quyền nên chứng thực chữ ký hay công chứng?
Tuỳ nội dung. Giấy uỷ quyền đơn giản, không có thù lao, không chuyển quyền tài sản thường được chứng thực chữ ký. Uỷ quyền liên quan đến nhà đất, tài sản lớn thường phải lập hợp đồng uỷ quyền có công chứng. Bài về giấy uỷ quyền trong danh mục mua bán, hợp đồng của trang có phần phân tích rủi ro chi tiết.